Il existe deux types de systèmes de comptabilité : Le premier est un système à entrée unique dans lequel une petite entreprise enregistre chaque transaction comme un poste individuel dans un grand livre. L’autre est un système à double entrée, dans lequel chaque transaction est enregistrée à la fois comme un débit et un crédit dans des comptes séparés.
Un système de double entrée assure l’équilibre comptable d’une société.
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Quelle est la différence entre une entrée simple et une entrée double ?
Les très petites entreprises utilisent généralement un système de comptabilité à entrée unique pour sa simplicité. Il se peut que l’entreprise n’effectue pas beaucoup de transactions en un jour donné, ou qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle et que le propriétaire n’ait pas besoin ou n’ait pas le temps de faire une comptabilité approfondie. Un système à saisie unique est pratique, simple (aucune formation formelle n’est nécessaire) et permet de réaliser des économies car il ne nécessite pas de logiciel complexe. Le propriétaire d’une petite entreprise peut, s’il le souhaite, utiliser un système de comptabilité à saisie unique sur un programme Excel.
Un système à entrée unique présente des inconvénients. En raison de la nature incomplète des données saisies, il est impossible d’établir un rapport financier correct. Il est donc difficile pour le propriétaire de l’entreprise de faire une analyse financière et de planifier les ressources pour l’avenir. Les erreurs risquent beaucoup plus de passer inaperçues et les vols ont moins de chances d’être détectés (parce qu’il n’y a pas d’inventaire des actifs en place). Les autorités fiscales ne reconnaissent pas de système de comptabilité à entrée unique à des fins de déclaration de quelque nature que ce soit.
Un système à double entrée est un processus comptable beaucoup plus détaillé, généralement utilisé par les grandes entreprises. Un système à double entrée fournit des registres complets et permet la création d’états financiers corrects. Les erreurs sont également plus rapides à détecter. Un système de comptabilité en partie double donne une image beaucoup plus précise des finances d’une entreprise.
Un système à double entrée est coûteux, souvent complexe, et prend beaucoup de temps. Il est également sujet à des erreurs, si une transaction entière n’est pas enregistrée, le système n’a aucun moyen de le savoir.
Quels sont les types de logiciels de comptabilité ?
Système d’entrée unique
Un système à entrée unique ne nécessite pas de logiciel compliqué. Il suffit d’un tableur Excel ou d’un outil similaire pour saisir les informations.
Notez que la « Dépenses » est vide. Comme il s’agit d’une transaction de vente, le paiement par le client est considéré comme un « Revenu ». Si cette entreprise avait plutôt payé un fournisseur, la colonne « Dépenses » est celle où le montant à payer aurait été inscrit.
Le « solde » désigne le solde de trésorerie global de l’entreprise sur son compte bancaire professionnel, une fois la transaction ajoutée.
Système de double entrée
Un système de comptabilité à double entrée nécessite un logiciel pour le gérer correctement. Les propriétaires d’entreprises doivent rechercher en ligne des logiciels faciles à comprendre (conçus pour les propriétaires d’entreprises, et non pour les comptables) et qui permettent d’accéder instantanément à un certain nombre de rapports, tels que:
- Compte de résultat
- Grand livre général
- Plan comptable
- Résumé de la taxe de vente
- Résumé de la facture
- Récapitulatif des paiements
- Notes de frais
Quels sont les types de méthodes comptables ?
Il existe deux types de méthodes comptables : La comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice :
Méthode de comptabilité de caisse
La comptabilité de caisse enregistre les recettes et les dépenses au fur et à mesure qu’elles sont reçues et payées (lorsque l’argent circule entre les mains).
Méthode de la comptabilité d’exercice
La comptabilité d’exercice enregistre les montants en dollars lorsqu’une transaction (une facture à l’arrivée ou à la sortie) a lieu, et non pas lorsque l’argent est effectivement échangé. Une méthode de comptabilité d’exercice est requise par la loi lorsqu’une entreprise dépasse 5 millions de ventes. On estime que cette méthode de comptabilité donne une image plus précise des finances d’une entreprise.
Ce sont les deux principaux types de méthodes comptables, bien que les entreprises soient parfois autorisées à utiliser un hybride des deux, si certaines conditions sont remplies.
Quelle méthode de comptabilité dois-je utiliser ?
Le choix de la méthode comptable dépend de la taille de votre entreprise.
Tout comme un système de comptabilité à entrée unique, une méthode de comptabilité de caisse est préférée par les petites entreprises car elle est simple à mettre en œuvre et permet de gagner du temps. Comme l’opération est enregistrée lorsque l’argent liquide change de mains, le propriétaire de l’entreprise a une meilleure idée du flux de trésorerie de l’entreprise à un moment donné.
La comptabilité d’exercice est préférée par les grandes entreprises (et dans certains cas, légalement obligatoire) parce qu’elle donne à une organisation une image plus claire des revenus et des dépenses de l’entreprise. Par exemple, si les ventes combinées d’une entreprise s’élèvent à 1,2 million en décembre, un système de comptabilité d’exercice ferait apparaître ce montant dans les états financiers de l’entreprise, même si les paiements des clients n’arrivent qu’au début de l’année suivante. Si la direction générale avait opté pour une méthode de comptabilité de caisse, elle n’aurait pas connaissance de ce montant et pourrait prendre des décisions ou des mesures sur la base d’informations incomplètes.
