La comptabilité des bons de travail est un processus qui permet de saisir et de comparer les informations relatives aux bons de travail comme un moyen stratégique d’accroître l’efficacité et le profit d’une entreprise. Voyons comment la comptabilité des bons de travail peut aider votre petite entreprise.
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Qu’est-ce qu’un bon de travail ?
Un bon de travail est un document créé par une entreprise ou un vendeur qui détaille un service à fournir à un client. Il peut également inclure les produits que le vendeur fournira pendant la prestation.
Bien qu’une demande du client entraîne généralement la création d’un bon de travail, il s’agit d’un document utilisé en interne par le vendeur et qui n’est généralement pas destiné à être distribué au client. Le fait de mettre tous les détails de la demande dans un bon de travail aide les entreprises à rester organisées et leur permet de planifier plus efficacement en s’assurant qu’il y a suffisamment de personnel et de produits ou de fournitures nécessaires pour effectuer le travail.
Que doit contenir un modèle de bon de travail ?
En règle générale, un bon de travail doit comprendre :
- Numéro d’ordre de travail
- Nom du demandeur
- Nom et coordonnées du client
- Date de la demande
- Quantité et description des services et produits offerts
- Date du service à fournir
- Personnel recommandé à affecter
- Notes spéciales
- Estimation des coûts
La plupart des ordres de travail doivent être approuvés par la direction avant de pouvoir être exécutés.
Pourquoi la comptabilité des bons de travail est importante pour les entreprises
Jusqu’à présent, nous avons discuté d’un ordre de travail. Mais imaginez 10 bons de travail, ou 50, ou même 100, tous dans la même semaine. Comment gérez-vous cela ? La comptabilité des bons de travail est importante pour les entreprises, car elle leur permet de suivre, de dépanner et d’exécuter efficacement les bons de travail.
Un bon de travail dûment documenté classe le produit ou le service offert par l’entreprise, le personnel ou la main-d’œuvre externe nécessaire et l’équipement, en fonction de l’emploi. Si vous avez un certain nombre de bons de travail – ou d’emplois -, la saisie de ces informations dès le début permet une meilleure gestion et éventuellement des économies pour l’entreprise. Pourquoi ? Parce que la comparaison des bons de travail peut permettre de réduire les frais généraux, car certains bons de travail peuvent nécessiter la même main-d’œuvre qualifiée ou le même équipement. Plus le système comptable mis en place par une entreprise pour suivre ses bons de travail est performant, plus les opportunités se multiplient.
Donnons un exemple. Supposons que vous travaillez dans le secteur de la restauration et que vous dirigez une petite entreprise qui fournit du matériel de cuisine. Vous recevez un appel téléphonique ou un courriel magique – une commande de rêve pour fournir et installer 3 micro-ondes, 4 réfrigérateurs, 6 congélateurs et 8 grils de taille commerciale dans un tout nouveau restaurant. Vous et vos partenaires commerciaux êtes enthousiasmés par la perspective d’un contrat aussi important, mais il est clair que vous voulez vous assurer de pouvoir le réaliser, car il s’agit d’un gros travail et le client a besoin que tout soit fait en six semaines.
Vous ou votre chef de projet commencez par établir un bon de travail. Vous poinçonnez une liste des produits exacts dont vous avez besoin, qui recoupe automatiquement votre inventaire. Vous ajoutez également d’autres informations importantes, comme la date d’installation et le personnel spécial ou le matériel nécessaire à l’installation.
Vous avez immédiatement une vue d’ensemble de la situation : vous savez ce que vous avez en stock pour le client, vous pouvez savoir si le personnel nécessaire est disponible dans le planning et si le matériel d’installation nécessaire est affecté à un autre travail. Ce sont toutes des informations précieuses à avoir.
Mais attendez, il y a autre chose. Parce que vous avez pris au sérieux le processus de comptabilisation des commandes de travail, vous vous rendez compte que vous avez quelques autres commandes de fournitures de cuisine en cours à peu près au même moment. Les produits nécessaires sont tous de la même marque que la commande initiale. Vous pouvez donc faire des économies sur les commandes en gros et sur l’expédition, car vous avez conclu un accord de réduction avec votre fournisseur. Vous réalisez que vous pouvez également gagner du temps sur la main-d’œuvre en effectuant toutes les installations le même jour. Vous venez de faire gagner du temps et de l’argent à votre entreprise et d’améliorer ses bénéfices.
La comptabilité des bons de travail est aussi efficace que le processus qu’une entreprise met en place pour la gérer. Avec un peu de formation aux logiciels, les entreprises peuvent désormais automatiser les bons de travail et les calendriers hebdomadaires afin que les membres de l’équipe n’essaient pas de suivre manuellement les heures passées sur des projets individuels. De plus, en cliquant sur un bouton, les bons de travail peuvent être consultés, modifiés ou marqués comme complets et, à partir de ces données, une facture peut être automatiquement générée.
Comme nous l’avons démontré ici, un système de comptabilité des bons de travail adéquat peut moderniser une entreprise et lui faire gagner du temps et de l’argent.
Autres questions relatives à la comptabilité des bons de travail :
- Quelle est la différence entre un bon de travail et une facture ?
- Un ordre de travail est-il un contrat ?
Quelle est la différence entre un bon de travail et une facture ?
Un bon de travail est un document unique créé par une entreprise et décrivant un service et/ou un produit à fournir à un client. Il est généralement destiné à un usage interne uniquement. Une facture est un document formel que le vendeur soumet au client à l’achèvement du bon de travail, et qui détaille les coûts réels dus et les instructions de paiement. En général, le fait de marquer un bon de travail comme étant achevé est le signal donné au service comptable pour générer la facture.
Il est conseillé aux fournisseurs de toujours assurer le suivi auprès de leurs clients une fois le bon de travail terminé, mais avant de soumettre la facture proprement dite. C’est une bonne occasion de demander au client s’il est satisfait de la manière dont le travail s’est déroulé, et s’il y a des possibilités d’amélioration la prochaine fois. Cela ajoute une touche personnelle (qui fait si souvent défaut dans les communications numériques actuelles) et peut aider une entreprise en garantissant la satisfaction du client ainsi que la fidélisation de ses clients. Et bien sûr, après cet appel, la facture ne sera pas une surprise lorsqu’elle atterrira dans la boîte de réception du client. En fait, s’il est satisfait de l’appel et du service qui lui a été fourni, il peut la traiter immédiatement au lieu d’attendre la fin du mois.
Un ordre de travail est-il un contrat ?
Non, un bon de travail n’est pas un contrat. Il s’agit simplement d’un document interne qui permet à une entreprise de planifier ses ressources en prévision de l’exécution de la demande du client. En général, le client ne le voit jamais.
