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Vous pouvez classer vos dépenses pour les petites entreprises en établissant une liste d’en-têtes populaires auxquels chaque dépense peut être attribuée. La catégorisation des dépenses vous aidera à organiser votre entreprise, à établir un budget et à déterminer quelles dépenses peuvent être amorties au moment de la déclaration d’impôts.

1. Frais de publicité

Les dépenses de publicité doivent inclure tout montant dépensé pour des publicités pour votre entreprise qui paraissent à la télévision, dans les journaux, à la radio, dans les magazines imprimés ou numériques, sur les panneaux d’affichage et dans le courrier direct. Cette catégorie doit également inclure les frais liés à l’affichage en ligne ou aux publicités vidéo, aux médias sociaux, au SEM (ou recherche payante), au marketing par courrier électronique, au contenu sponsorisé et au remarketing. Vous devez également inclure ici le coût de production réel de l’annonce.

2. Véhicule(s) d’entreprise

Il est important que les véhicules d’entreprise fassent partie de cette liste car les nombreuses dépenses liées à l’utilisation d’une automobile peuvent s’additionner considérablement. Il est donc important de tenir compte des montants dépensés :

  • Kilométrage
  • Entretien et réparations
  • Changements de gaz et de pétrole
  • Remplacement des pneus
  • Frais d’inscription et taxes
  • Intérêts sur les prêts de véhicules
  • Paiements de location
  • Assurance
  • Location de garage
  • Parking
  • Péages

Gardez à l’esprit que toute utilisation personnelle du véhicule pourrait gonfler inutilement certains de ces chiffres. Cela ne veut pas dire que votre politique en matière de véhicules de société ne doit pas soutenir l’utilisation personnelle, vous devez simplement trouver un moyen de répartir les frais entre “personnel” et “professionnel”.

3. Paie

Les salaires du personnel constituent généralement la plus grosse dépense pour la plupart des entreprises. Vous voudrez voir ce qu’il en coûte à votre entreprise rien qu’en personnel, ce qui peut vous aider à élaborer des stratégies de réduction des coûts pour l’avenir.

4. Avantages sociaux des employés

Un ami ou un contact professionnel m’a déjà dit : “Les avantages de mon entreprise sont formidables”. Ils parlent précisément des rémunérations supplémentaires qu’ils reçoivent dans le cadre de leur travail et qui ne sont pas liées au salaire. Ces avantages sont conçus par les entreprises pour attirer et retenir les talents. Les avantages sociaux les plus courants sont les suivants :

  • Assurance de groupe (santé, dentaire, vie et invalidité)
  • Éducation et formation (y compris les conférences)
  • Vacances payées
  • Jours de maladie
  • Garde d’enfants
  • Conditionnement physique
  • Prestations de retraite

Il existe d’autres types d’avantages aux salariés, comme le logement et l’aide domestique, mais ils s’appliquent principalement aux très grandes entreprises.

5. Frais de repas et de représentation

Petit-déjeuner, déjeuner, dîner – et même une excursion au Starbucks local, si l’on parle affaires, cela peut être inclus ici.

Les divertissements sous forme d’événements, tels que le fait d’inviter le personnel à un concert ou d’emmener ces gros clients à un événement sportif, doivent également être inclus dans cette catégorie. Les fêtes de fin d’année sont également un exemple de ce qui peut être considéré comme un “divertissement”.

Cette catégorie est souvent considérée comme une ponction sur les revenus de nombreuses entreprises, car elle est souvent malmenée. Assurez-vous de mettre en place une procédure d’approbation pour votre personnel ou de disposer d’une bonne politique sur ce qui relève de cette catégorie. Il suffit peut-être d’avoir une règle selon laquelle vous approuvez ce type de demande à l’avance.

Conseil : les dépenses liées aux repas d’affaires sont les reçus qui risquent le plus de se perdre. Si vous en avez beaucoup et que vous ne les enregistrez pas sous forme numérique, il est préférable d’écrire la raison de l’opération sur chaque reçu, car il sera beaucoup plus facile de se rappeler ce à quoi il servait plus tard et de les classer tous au même endroit.

6. Frais de bureau

Les frais de bureau sont des coûts communs qu’une entreprise engage et qui sont nécessaires à son fonctionnement, comme l’achat de nouveaux équipements informatiques, de logiciels, de télécopieurs, d’imprimantes, etc.

7. Fournitures de bureau

Les fournitures professionnelles sont des articles tangibles comme les stylos, le papier, les agrafeuses, l’encre d’imprimante et les timbres. Vous devriez également envisager d’énumérer ici le mobilier de bureau, car une partie de celui-ci peut être déductible fiscalement en fonction de son coût.

8. Services professionnels

Les services professionnels sont des frais facturés par des personnes ayant une formation dans un domaine spécifique, engagées par votre entreprise pour effectuer un service. Ces services existent parce que de nombreuses entreprises ne disposent pas de toutes les ressources dont elles ont besoin en interne. Par exemple, vous n’avez peut-être pas de comptable dans votre personnel, mais vous avez besoin d’un comptable à court terme ou pour un projet spécial. Ou bien vous devez faire appel à une agence extérieure pour fournir le contenu du blog de votre entreprise. Les paiements de ces frais sont classés dans la catégorie “Services professionnels”.

Les comptables, les avocats, les commerçants, les agents de sécurité, les consultants en marketing – tous ces services seraient considérés comme des “services professionnels”.

9. Loyer, services publics et téléphone

Les frais engagés pour la location ou le crédit-bail de votre établissement sont inclus ici. Si vous êtes propriétaire du bien sur lequel votre entreprise est située ou si vous travaillez à domicile, vous souhaitez également suivre ces dépenses. N’oubliez pas vos services publics et votre téléphone.

10. Frais de voyage

Il s’agit de toute dépense engagée lorsque le voyage est effectué au profit de votre entreprise, comme un voyage de vente ou une réunion d’affaires. Cela comprend les billets d’avion, les taxis, la nourriture, la blanchisserie et les appels téléphoniques longue distance ainsi que tous les achats nécessaires pour effectuer le voyage.

Autres questions relatives à la catégorisation des dépenses des petites entreprises :

  • Que puis-je déduire des frais professionnels ?
  • Puis-je amortir mes frais de création d’entreprise ?
  • Quels sont les trois principaux types de dépenses ?

Que puis-je déduire des frais professionnels ?

Pour qu’une dépense professionnelle soit déductible dans une déclaration d’impôt, la dépense doit être à la fois “ordinaire et nécessaire”. L’une des principales raisons de classer et de suivre vos dépenses est de pouvoir les évaluer correctement en vue d’obtenir des avantages fiscaux à la fin de l’année. Toutefois, il n’est pas permis de tout passer par pertes et profits, et certaines catégories ne permettent qu’un allégement fiscal partiel.

Puis-je amortir mes frais de création d’entreprise ?

Il existe des situations où les entreprises peuvent amortir leurs frais de démarrage. Cela dépend en fait de la taille de l’entreprise et des dépenses globales. Si vos coûts sont de nature organisationnelle (liés aux frais juridiques ou de constitution), à la préparation de l’entreprise (par exemple, la formation du personnel) ou à la recherche/enquête (analyse du produit),

Quels sont les trois principaux types de dépenses ?

Il existe trois grands types de dépenses financières : fixes, variables et périodiques.

Les dépenses fixes sont des dépenses qui ne changent pas pendant de longues périodes, comme le loyer d’un bureau ou la location d’un véhicule pour vous ou votre personnel. Les dépenses variables changent d’un mois à l’autre, comme les services publics ou les repas et les divertissements. Les dépenses périodiques sont des dépenses peu fréquentes et difficiles à prévoir, comme les réparations de voiture ou un voyage d’urgence.

Les dépenses variables et périodiques doivent souvent être examinées de plus près, en particulier par les propriétaires de petites entreprises, car il peut y avoir de grandes différences d’un mois à l’autre.

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