Dans le monde complexe du commerce et des transactions, la facture proforma émerge comme un instrument essentiel, jouant un rôle crucial dans des situations où la clarté précoce est nécessaire. Cette introduction vise à démystifier la notion de facture proforma, un document qui va au-delà de la simple énumération de prix. En explorant ses utilisations, ses avantages et son impact sur les relations commerciales, nous plongerons dans le monde de la facturation anticipée et de la transparence préalable à la finalisation des détails. Découvrez comment la facture proforma devient une pierre angulaire dans la construction de transactions fructueuses, permettant aux entreprises de rester agiles et compétitives dans un environnement commercial dynamique.
Table de contenus
Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Une facture proforma représente un document envoyé à un acheteur dans des circonstances particulières, souvent avant que tous les détails de la transaction ne soient entièrement établis.
Bien que techniquement non considérée comme une facture définitive, la facture proforma s’avère parfois plus appropriée que la facture finale dans diverses situations. Par exemple, émettre un document de vente peut être nécessaire avant que tous les détails d’une transaction soient complètement finalisés.
La facture proforma atteste de l’engagement du vendeur à fournir les biens ou services spécifiés à des prix déterminés, mais elle ne figure pas encore dans les registres comptables jusqu’à ce qu’une facture définitive soit émise pour confirmer les prix et les informations finales. De plus, la facture proforma peut être utilisée pour déclarer la valeur des marchandises à des fins douanières ou pour fournir un document de vente préalable à la livraison effective des biens ou services. Simplifiez vos transactions commerciales avec des factures proforma adaptées à vos besoins.
Comment émettre une facture proforma?
Émettre une facture pro forma en Word ou Excel
Une façon de créer une facture proforma est d’adapter un modèle de facture dans Word ou Excel pour en faire un modèle de facture pro forma en supprimant le numéro de la facture et en modifiant le titre du document. Vous devez ensuite enregistrer la facture proforma, la joindre à un courriel et la convertir manuellement en une facture finalisée.
Émettre une facture proforma avec un logiciel de facturation
Un logiciel de facturation permet de créer plus rapidement et plus facilement une facture pro forma. Un bon logiciel de facturation normalement doit être livré avec un modèle de facture proforma préétabli et vous devera vous permettre d’envoyer votre facture proforma à votre client en quelques clics seulement. Le logiciel de facturation vous permet de créer et d’envoyer des factures pro forma en moins d’une minute, et vous pouvez finaliser vos factures proforma en un seul clic.
Facture proforma vs facture
Une facture proforma est essentiellement une facture provisoire, et il existe de nombreuses similitudes entre les factures et les factures pro forma. Il existe toutefois une différence essentielle entre les factures proforma et les factures : alors que les factures sont des documents juridiques, les modeles de factures pro forma ne le sont pas. Cela a plusieurs implications :
- L’émission d’une facture proforma ne signifie pas qu’un client est tenu d’effectuer un quelconque paiement pour les produits ou services énumérés.
- La facture ne doit pas être enregistrée comme une créance par le vendeur. Comme il ne s’agit pas d’une véritable facture, elle ne doit pas être enregistrée comme telle.
- Une facture pro forma ne doit pas être enregistrée comme un compte à payer par le client car le paiement n’est pas attendu, ce qui signifie qu’elle n’est pas marquée comme telle.
Facture proforma ou devis
À bien des égards, une facture proforma est similaire à un devis de vente. Tant les factures pro forma que les devis permettent au client de connaître le coût éventuel d’une commande, et tous deux sont envoyés à un stade similaire du processus de vente, c’est-à-dire avant que la vente ne soit entièrement finalisée. En règle générale, ni les factures pro forma ni les devis ne sont juridiquement contraignants. Toutefois, alors qu’une facture pro forma représente l’engagement d’un client à acheter des biens ou des services particuliers, un devis ne l’est pas. Au contraire, un devis reconnaît simplement l’intérêt d’un client.
Modèle de facture proforma
Étant donné qu’une facture proforma est essentiellement une facture provisoire, un modèle de facture est presque identique à un modèle de facture standard. Cela signifie que votre modèle de facture pro forma doit comprendre:
- Date de la facture : la date à laquelle votre facture pro forma est créée
- Coordonnées du vendeur : les coordonnées de votre entreprise
- Coordonnées de l’acheteur : coordonnées du client
- Description des produits/services : fournir des informations détaillées sur les produits et/ou services
- Sous-total : sous-total avant impôts ou déductions
- Taxe : TVA/GST à ajouter à la vente (le cas échéant)
- Déductions : toute déduction (comme le CIS) qui doit être effectuée avant le total
- Total : le montant total dû par le client sur la facture
Vous devez également indiquer les détails des remises que vous accorderez, ainsi que les conditions générales.
Facture proforma et TVA
Les entreprises enregistrées à la TVA doivent s’assurer que leurs factures contiennent des détails sur le montant de la TVA facturée, et les factures proforma doivent également inclure ces informations. Cependant, même si elles doivent indiquer des détails sur la TVA, selon le HMRC, les factures pro forma ne sont pas considérées comme des factures commerciales ou des factures de TVA.
Cela signifie que vous ne pouvez pas utiliser les factures pro forma que vous recevez pour récupérer la TVA et que vous devez indiquer la mention « Ceci n’est pas une facture de TVA » sur toute facture pro forma que vous émettez. Si le destinataire accepte les biens ou les services proposés dans la facture pro forma et que vous les lui fournissez à votre tour, vous devez alors compléter la facture pour émettre une facture TVA correcte dans le délai approprié.
Plus d’information sur les modèles de facture proforma
