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Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Un modèle de facture proforma est un document envoyé à un acheteur dans certaines circonstances – généralement avant que tous les détails de la vente ne soient connus.
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Par définition, une facture proforma n’est pas une vraie facture. Toutefois, il existe de nombreuses situations dans lesquelles il vaut mieux envoyer une facture pro forma qu’une facture finalisée.
Par exemple, il est parfois nécessaire d’émettre un document de vente avant que les détails d’une vente ne soient complètement finalisés. Une facture pro forma déclare l’engagement du vendeur à fournir les biens ou les services spécifiés à l’acheteur à certains prix, mais n’est pas enregistrée dans vos comptes tant qu’une facture conforme n’a pas été émise pour confirmer les prix et les informations définitives.
Vous pouvez également émettre une facture proforma si vous devez fournir un document de vente pour des biens ou des services que vous n’avez pas encore fournis, ou pour déclarer la valeur des marchandises à des fins douanières.
Comment émettre une facture proforma?
Les deux moyens les plus courants d’émettre une facture proforma sont les modèles Word/Excel que vous pouvez télécharger sur notre site web et les logiciels de facturation.
Émettre une facture pro forma en Word ou Excel
Une façon de créer une facture proforma est d’adapter un modèle de facture dans Word ou Excel pour en faire un modèle de facture pro forma en supprimant le numéro de la facture et en modifiant le titre du document.
Vous devez ensuite enregistrer la facture proforma, la joindre à un courriel et la convertir manuellement en une facture finalisée.
Émettre une facture proforma avec un logiciel de facturation
Un logiciel de facturation permet de créer plus rapidement et plus facilement une facture pro forma. Un bon logiciel de facturation normalement doit être livré avec un modèle de facture proforma préétabli et vous devera vous permettre d’envoyer votre facture proforma à votre client en quelques clics seulement.
Le logiciel de facturation vous permet de créer et d’envoyer des factures pro forma en moins d’une minute, et vous pouvez finaliser vos factures proforma en un seul clic.
Facture proforma vs facture
Une facture proforma est essentiellement une facture provisoire, et il existe de nombreuses similitudes entre les factures et les factures pro forma. Il existe toutefois une différence essentielle entre les factures proforma et les factures : alors que les factures sont des documents juridiques, les modeles de factures pro forma ne le sont pas. Cela a plusieurs implications :
- L’émission d’une facture pro forma ne signifie pas qu’un client est tenu d’effectuer un quelconque paiement pour les produits ou services énumérés.
- Une facture proforma ne doit pas être enregistrée comme une créance par le vendeur. Comme il ne s’agit pas d’une véritable facture, elle ne doit pas être enregistrée comme telle.
- Une facture pro forma ne doit pas être enregistrée comme un compte à payer par le client car le paiement n’est pas attendu, ce qui signifie qu’elle n’est pas marquée comme telle.
Facture proforma ou devis
À bien des égards, une facture proforma est similaire à un devis de vente. Tant les factures pro forma que les devis permettent au client de connaître le coût éventuel d’une commande, et tous deux sont envoyés à un stade similaire du processus de vente, c’est-à-dire avant que la vente ne soit entièrement finalisée. En règle générale, ni les factures pro forma ni les devis ne sont juridiquement contraignants.
Toutefois, alors qu’une facture pro forma représente l’engagement d’un client à acheter des biens ou des services particuliers, un devis ne l’est pas. Au contraire, un devis reconnaît simplement l’intérêt d’un client.
Modèle de facture proforma
Étant donné qu’une facture pro forma est essentiellement une facture provisoire, un modèle de facture proforma est presque identique à un modèle de facture standard. Cela signifie que votre modèle de facture pro forma doit comprendre:
- Date de la facture : la date à laquelle votre facture pro forma est créée
- Coordonnées du vendeur : les coordonnées de votre entreprise
- Coordonnées de l’acheteur : coordonnées du client
- Description des produits/services : fournir des informations détaillées sur les produits et/ou services
- Sous-total : sous-total avant impôts ou déductions
- Taxe : TVA/GST à ajouter à la vente (le cas échéant)
- Déductions : toute déduction (comme le CIS) qui doit être effectuée avant le total
- Total : le montant total dû par le client sur la facture
Vous devez également indiquer les détails des remises que vous accorderez, ainsi que les conditions générales.
Bien qu’il existe des exigences spécifiques concernant les informations que vous devez inclure dans un modèle de facture pro forma, vous avez une grande liberté pour personnaliser la conception de vos factures proforma, comme le montrent ces exemples de factures proforma :
Facture proforma et TVA
Les entreprises enregistrées à la TVA doivent s’assurer que leurs factures contiennent des détails sur le montant de la TVA facturée, et les factures proforma doivent également inclure ces informations.
Cependant, même si elles doivent indiquer des détails sur la TVA, selon le HMRC, les factures pro forma ne sont pas considérées comme des factures commerciales ou des factures de TVA. Cela signifie que vous ne pouvez pas utiliser les factures pro forma que vous recevez pour récupérer la TVA et que vous devez indiquer la mention « Ceci n’est pas une facture de TVA » sur toute facture pro forma que vous émettez.
Si le destinataire accepte les biens ou les services proposés dans la facture pro forma et que vous les lui fournissez à votre tour, vous devez alors compléter la facture pour émettre une facture TVA correcte dans le délai approprié.
Plus d’information sur les modèles de facture proforma
