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Presque toutes les entreprises traitent les factures d’une manière ou d’une autre. Qu’il s’agisse de les créer et de les envoyer soi-même, ou de recevoir des factures à payer des fournisseurs. Dans tous les cas, la facturation fait partie intégrante de la gestion d’une entreprise. Mais qu’en est-il des factures proforma ?

Le terme « facture proforma » vous est probablement familier, mais il peut y avoir une zone d’ombre lorsqu’il s’agit de donner un exemple de situation dans laquelle une telle facture serait utilisée ou de ce qui la distingue d’un devis (ou d’une facture, d’ailleurs).

Unique au monde des affaires, le « proforma » ne s’applique qu’aux factures qui ne sont pas encore remplies. Cela signifie qu’elles n’ont pas de numéro de facture unique et séquentiel (exigé sur toute facture légale) et qu’elles sont clairement étiquetées « Proforma ». Il est important de noter qu’une proforma n’a pas de valeur fiscale et qu’elle n’est donc pas incluse dans vos documents comptables.

Quand une facture proforma est-elle émise ?

Les factures sont émises lorsqu’une vente a été finalisée et que le paiement est dû. Toutefois, si des modifications doivent être apportées à la facture, il peut être difficile d’émettre une note de crédit pour apporter les corrections nécessaires, car aucune facture complétée ne doit être envoyée.

Une facture a des exigences spécifiques, mais une facture pro forma est plus polyvalente et peut être éditée
Toutefois, si la vente n’est pas encore finalisée et que les produits ou services sont encore en cours de discussion ou de négociation, une facture pro forma peut être utilisée pour fournir une indication de la facture finale, mais dans un format qui peut ensuite être ajusté et mis à jour si nécessaire.

Utilisé couramment dans le domaine de l’expédition, un proforma comprendra aussi souvent des détails concernant le processus d’expédition, l’emballage, le poids et les frais de livraison. C’est un document utile à avoir pour les douanes, car un bon de livraison ne suffit pas toujours.

Une facture pro forma sert à fournir à l’acheteur et au vendeur une base de référence pour la vente, une ventilation des articles ou des services fournis, mais sans être un document juridiquement contraignant.

Une fois révisée, si des modifications sont demandées, la facture pro forma peut facilement être convertie en une facture complète en changeant le titre en « Facture » et en ajoutant un numéro de facture. La facture complétée peut alors être rééditée.

Y a-t-il une différence entre une facture proforma et un devis ?

Il n’y a pas de grande différence entre les deux documents. Ils sont utilisés à peu près de la même manière et dans le même but dans le cadre du processus de facturation. Il ne s’agit pas non plus d’un document juridique, et tous deux fournissent des informations sur la vente.

Devis ou facture proforma ? Il n’y a pas beaucoup de différence, mais il y a quelques petites différences dans l’utilisation d’une facture proforma
Toutefois, une différence discutable est qu’une offre est beaucoup plus désinvolte et qu’elle intervient au début du processus de vente. Un devis n’est pas un document qui a une quelconque attente derrière lui – il peut être accepté ou rejeté par un client et, comme une proforma, il n’a pas de valeur fiscale. La vente peut se poursuivre ou être annulée facilement.

En outre, un devis ne contient pas nécessairement des informations détaillées sur les produits ou les services, mais donne plutôt une idée de la quantité et du prix.

Une facture pro forma est établie avant que les produits ne soient livrés ou que le service ne soit fourni, mais elle est considérée comme plus contraignante qu’un devis, bien qu’elle ne soit pas juridiquement contraignante comme une facture remplie. Le client dispose encore d’une marge de négociation avant que le paiement ne soit effectué.

À quoi doit ressembler une facture proforma ?

La plupart des factures pro forma ressemblent beaucoup aux factures acquittées. Bien qu’il n’existe pas d’exigence spécifique concernant la présentation d’une facture pro forma, la conserver proche de la facture finalisée est un choix sûr.

Si vous décidez de la présentation de la facture, il est facile d’adapter un modèle de facture pour qu’il corresponde aux informations de votre facture pro forma. Mais assurez-vous qu’elle est correctement étiquetée et qu’elle ne contient pas de numéro de facture, car cela transformera un document moins formel en un document contraignant.

Vous souhaitez convertir rapidement et facilement une facture pro forma en une facture complète ? Un logiciel de facturation permet
Word et Excel proposent des modèles de factures, mais ils sont souvent difficiles à utiliser et peu fiables. Les logiciels de facturation en ligne proposent des modèles de facture faciles à utiliser qui permettent de créer et d’envoyer une facture pro forma en moins d’une minute.

Une fois les négociations terminées, le proforma peut être converti en une facture complète en un seul clic. C’est une expression courante aujourd’hui et rarement littérale, mais dans le cas de certains logiciels de facturation, il faut littéralement un clic pour créer une facture complète. Pas de mise à jour fastidieuse ni de double vérification des numéros de facture. C’est automatique et instantané.

En résumé

Les factures proforma ne sont pas toujours nécessaires mais peuvent être utilisées comme partie intégrante de votre processus de vente. Bien que similaire à un devis et à une facture, une proforma sert un objectif différent et peut facilement être créée à l’aide d’un modèle.

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