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Vous n’êtes peut-être pas le genre de personne née organisatrice, mais si vous dirigez une entreprise, il est peut-être un bon moment pour que vous organisiez votre entreprise et votre espace de travail. N’oubliez pas qu’une seule entreprise organisée est productive. La plupart des propriétaires et des dirigeants d’entreprise considèrent la paperasserie comme l’une des activités les moins populaires, car elle prend beaucoup de temps, et le fait de devoir équilibrer les créances ou les dettes peut causer un sérieux mal de tête ! C’est pourquoi les factures sont nécessaires pour les petites entreprises, car elles permettent de cataloguer et de suivre les services et les biens fournis aux clients, et de faire savoir aux entreprises ce qui a été acheté auprès de quels fournisseurs.

Cet afflux constant de factures entrantes et sortantes doit être organisé, à la fois pour les livres comptables et pour l’entreprise elle-même. Il existe de nombreuses méthodes pour organiser vos factures, mais quelle que soit la méthode choisie, vous trouverez la comptabilité de votre entreprise un peu plus facile à gérer. Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à vous mettre sur la bonne voie et à organiser votre paperasserie !

Maintenez le processus à jour

Il existe des programmes de base de données standard et des systèmes simples de classement de fichiers alphabétiques qui feront de la magie avec le classement des factures. Le plus important est de maintenir le processus à jour  afin de ne pas perdre de bonnes informations ou de l’argent. Rappelez-vous constamment que la précision est le facteur clé de votre système de classement afin d’économiser de l’argent !

Assurez-vous que le nom, l’adresse et les informations figurant sur le dossier et la facture soient corrects. Voici un modele de facture simple à télécharger grauitement. Corrigez les erreurs (s’il y en a) et envoyez la copie de la facture au client pour paiement ou remboursement. Le processus de classement doit être transmis quotidiennement – ne vous retrouvez pas avec des factures et des fichiers sauvegardés, et évitez le désordre quand il s’agit de recouvrement.

Assurez-vous que les fonds de la facture n’ont pas été encaissés et qu’ils sont conservés en sécurité et disponibles pour un encaissement immédiat.

modele de facture generique

Télécharger en format word

La bonne gestion du classement des factures doit être une politique de premier plan pour toutes les personnes impliquées dans ce processus. Une attitude correcte vous permettra d’éviter que les factures ne restent en suspens jusqu’à ce qu’elles ne puissent plus être recouvrées ! Évitez de perdre des milliers de dollars à cause d’un classement et d’un suivi bâclés. Un classement précis et un recouvrement immédiat des factures vous permettront d’économiser de l’argent, à vous et à vos clients.

Conservez les dossiers dans l’ordre chronologique

Conservez un dossier électronique distinct pour chaque mois et chaque année. Si vous êtes vieux jeu et que vous conservez vos documents sous forme physique, pensez à la quantité d’encre et de papier que vous gaspillez, et, d’autre part, au temps qu’il faut pour traiter autant de choses via électronique. Il est de haute importance d’organiser régulièrement votre paperasserie, mais aussi de la numériser si possible !

Organisez vos factures avec des feuilles de calcul

Les tableurs se sont avérés très utiles pour organiser les factures. Il offre de nombreuses possibilités d’organisation, allant de la présentation des factures mensuelles dans un tableur à la présentation bihebdomadaire ou aléatoire dans un autre.

Voici un exemple d’un modele de facutre en format excel

Organiser les factures avec un livre de factures

Avez-vous envisagé d’utiliser un carnet de factures électronique ? Outre le fait de conserver une copie en papier de vos factures dans un livre papier, vous pouvez également télécharger chaque facture sur votre ordinateur et conserver les enregistrements dans le livre électronique.

Utiliser un logiciel de facturation

L’utilisation d’un logiciel de facturation vous permettra de vous détendre en cas de fautes de calcul, mais il ne vous fera pas de mal de vous assurer que les totaux mensuels et les décimales sont au bon endroit. Vous ne voulez certainement pas que la taxe non perçue sorte de votre poche ! Un logiciel de facturation éliminera d’innombrables maux de tête et facilitera énormément votre vie professionnelle, mais n’oubliez pas que vous ne pouvez pas être sûr à 100 % qu’il n’y a pas d’erreurs de saisie !

Scanners de factures

Avec les systèmes de classement standard, on peut facilement perdre la trace de ce qui a été payé et des comptes qui sont encore ouverts. Les classeurs peuvent s’empiler rapidement et sont faciles d’accès. Si vous voulez que vos factures soient classées correctement et ne se perdent pas, vous devriez envisager d’utiliser des scanners de factures pour réduire ce genre de problèmes. Les scanners de factures faciliteront énormément les problèmes de votre entreprise, car ils permettront un traitement précis qui prendra peu de temps.

Ce système n’a pas besoin de beaucoup des ressources et permet de payer les fournisseurs plus rapidement. Tous ces éléments peuvent vous permettre de réaliser des économies importantes : lorsque les factures sont numériques, il est facile de les rechercher et de les récupérer.

 Un autre avantage  est que les factures peuvent être envoyées aux clients instantanément, ce qui réduit l’encombrement du papier et les frais d’envoi. En intégrant votre ERP et votre PA, vous permettrez à votre entreprise de trier les factures entrantes dès leur arrivée et vous aurez suffisamment de temps pour payer les fournisseurs rapidement.

Utiliser le cloud pour le stockage et le partage

Si vous ne l’avez pas encore fait, commencez à utiliser des outils basés sur le cloud pour partager et enregistrer des documents et donner à vos clients ou collègues un accès pour collaborer. En hébergeant des fichiers dans le cloud, vous pouvez contribuer à nettoyer votre stockage personnel, ainsi qu’à économiser le temps passé en envoyant et à recevoir des documents par courrier électronique lors de la collaboration avec d’autres personnes.

Ne tergiversez pas !

Évitez la tentation de reporter la facturation à un autre jour ! Au contraire, intégrez la facturation dans votre planning professionnel et respectez-la. Réservez du temps une fois par semaine ou une fois par mois (selon votre entreprise) pour faire de la facturation et respectez le calendrier sans procrastination !

En conclusion, l’exactitude, la cohérence et l’organisation sont trois règles d’or qui vous permettront d’économiser du temps, des revenus et des tracas pour votre entreprise. Si vous avez déjà essayé de suivre et de classer des factures qui sont restées sans réponse pendant des mois, vous savez de quoi je parle. Évitez de bricoler avec l’imprimante et de faire la queue au bureau de poste. Le temps, c’est de l’argent et il existe de nombreuses façons d’utiliser votre temps. Travaillez plus intelligemment, plus efficacement et gagnez du temps !

Il est beaucoup plus facile de faire le travail de facturation tous les jours, puis de perdre des heures, des jours ou même des semaines à se mettre sur la bonne voie. La perte d’informations entraîne une perte d’argent, et la perte d’argent équivaut à une entreprise mal gérée. Mais avec nos conseils, assurez-vous que ces cauchemars soient ceux de quelqu’un d’autre, mais certainement pas les vôtres !

Modeles de facture à tèlècharger

 

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