Une facture proforma est un complément utile au processus de facturation de toute entreprise – malheureusement, elle est souvent négligée ou mal comprise, ce qui signifie que de nombreuses petites entreprises et de nombreux indépendants n’utilisent au mieux leur logiciel de facturation.
Pour en savoir un peu plus sur ce que sont les factures proforma et sur la manière dont elles peuvent être utilisées, voici cinq choses que vous devez savoir sur les factures proforma.
Créer des factures proforma avec un logiciel de facturation en quelques clics, ou télécharger notre modele de facture proforma gratuitement en format word.
Table de contenus
1. Une facture proforma n’est pas une facture réelle
Pour qu’un document soit considéré comme une vraie facture (ou une facture légale), plusieurs éléments sont nécessaires, notamment le mot « facture » et un numéro de facture unique. Sans ces éléments d’information, une facture n’a aucune valeur juridique ou financière.
Une facture proforma ne doit pas comporter de numéro de facture et doit porter la mention « facture proforma » au lieu du seul mot « facture ». Parce qu’elles ne répondent pas aux exigences d’une vraie facture, les factures proforma n’ont pas le même poids juridique, ce qui signifie qu’elles n’ont pas de valeur juridique :
- Les clients ne sont pas tenus de payer le montant indiqué sur la facture proforma
- Le montant total dû ne doit pas être enregistré dans les comptes fournisseurs ou dans les comptes clients d’un client
- Vous ne pouvez pas utiliser de factures proforma pour récupérer la TVA.
2. Mais une facture proforma utilise le même modèle de facture
Hormis le numéro de facture et les mots « facture proforma », une facture pro forma ressemble beaucoup à une facture ordinaire. Elles contiennent à peu près les mêmes informations, et vous pouvez utiliser le même modèle de facture pour les factures pro forma et les factures ordinaires – y compris les mises en page, les images ou les logos.
Comme une facture ordinaire, les factures proforma doivent comporter des coordonnées, une date d’émission, une description des biens ou des services fournis, le montant total dû et la TVA éventuelle. Elles peuvent également inclure des détails ou des conditions de paiement – comme les méthodes de paiement que vous acceptez et la date de paiement prévue.
3. Une facture proforma est différente d’un devis
Les devis et les factures proforma sont souvent utilisés à des stades similaires du processus de facturation, et ils indiquent tous deux au client le montant qu’il peut s’attendre à payer pour une commande donnée. Toutefois, si les devis et les factures proforma peuvent être utilisés de manière similaire, ils ne sont pas exactement identiques.
Une facture proforma est généralement envoyée lorsqu’un client s’est engagé à effectuer un achat mais ne peut recevoir de facture officielle parce que les détails définitifs n’ont pas été confirmés. En revanche, un devis est envoyé à un client qui a fait une demande de renseignements mais qui souhaite obtenir plus d’informations avant de s’engager à acheter quoi que ce soit.
Tout comme un devis, le prix indiqué sur une facture proforma n’est pas définitif, mais il est important que vous fournissiez la meilleure estimation possible afin que votre client ne soit pas surpris lorsqu’il recevra la vraie facture.
Un logiciel de facturation et de comptabilité vous permet de créer des factures proforma rapidement et facilement.
4. Une facture proforma peut vous aider à être payé plus rapidement
Lorsque vous effectuez une vente, votre client est tenu de payer dans un délai précis. En France par exemple, la date d’échéance par défaut est de 28 jours après l’émission d’une véritable facture ou la réception par le client de ses biens ou services – mais vous pouvez fixer d’autres conditions, notamment demander un paiement anticipé.
Bien que la date d’échéance soit toujours fixée par la facture définitive, les factures proforma peuvent accélérer le processus de paiement en indiquant à votre client le montant qu’il doit à l’avance. Votre client a ainsi le temps de prendre les dispositions nécessaires, par exemple pour transférer de l’argent ou obtenir l’approbation d’un directeur ou d’un partenaire commercial.
5. Il est facile de créer une facture proforma avec un logiciel de facturation
L’un des moyens les plus rapides et les plus simples de créer des factures pro forma est le logiciel de comptabilité et de facturation . Lorsque vous utilisez un logiciel de facturation, vous pouvez être sûr que vos factures pro forma sont correctement formatées et étiquetées – tout ce que vous avez à faire est de remplir les détails et de cliquer sur « enregistrer ». Une fois qu’une facture pro forma a été acceptée par le client, elle peut être convertie en une facture ordinaire en quelques clics seulement !
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