Le terme « facture électronique » étant défini de différentes manières, il est important de clarifier ce que nous entendons par une véritable facture électronique.
Selon notre définition, une véritable facture électronique est une facture qui est émise, reçue et traitée par voie électronique. Elle est numérique depuis sa création dans le système financier par l’émetteur jusqu’à sa réception et son traitement par le destinataire. En d’autres termes, une véritable facture électronique est électronique tout au long de son cycle de vie.
Certaines entreprises envoient des copies PDF de leurs factures par courrier électronique. Celles-ci peuvent être scannées ou imprimées sur papier et ensuite enregistrées dans le grand livre. Nous offrons la possibilité d’envoyer des factures PDF par courrier électronique comme service à valeur ajoutée, mais nous recommandons à nos clients d’envoyer et de recevoir de vraies factures électroniques pour de nombreuses raisons.
Avantages d’une facture électronique
- Il est plus facile d’atteindre un haut degré d’automatisation avec de vraies factures électroniques qu’avec des factures PDF.
- L’expéditeur ne reçoit pas automatiquement de confirmation que la facture PDF a été reçue par le destinataire.
- Les factures PDF peuvent être bloquées par les filtres anti-spam du destinataire.
- De nombreuses grandes entreprises n’acceptent pas les factures PDF par courrier électronique.
- Le destinataire doit investir dans une solution de numérisation pour interpréter automatiquement les factures PDF.
- Le nombre d’informations interprétées par le scanner est nettement inférieur (moins de champs) que lorsque les factures sont entièrement électroniques.
- Des études montrent que la probabilité qu’une facture scannée soit interprétée sans erreur n’est que de 34,7 %, ce qui implique un traitement des erreurs qui prend beaucoup de temps.
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