La gestion d’une entreprise comporte de nombreuses responsabilités. L’une d’entre elles consiste à envoyer des factures aux clients pour les produits ou les services rendus.
Mais si vous avez envoyé des factures et que vous n’avez pas été payé, vous devez vous dépêcher de découvrir pourquoi. Après tout, si vous ne recevez pas d’argent, votre entreprise ou votre employeur ne durera probablement pas longtemps.
Par exemple, les clients ne reçoivent peut-être pas assez d’informations pour que vous soyez payé. Voici quelques raisons pour lesquelles des factures complètes sont importantes pour toute entreprise.
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Être payé à temps
L’une des premières raisons, et la plus évidente, pour lesquelles il est important d’avoir des factures complètes est d’être payé à temps. Si vous avez un grand nombre de clients, vous aurez naturellement plus de factures à envoyer. Plus vous avez de factures à envoyer, plus il vous faut de temps pour les préparer.
Bien entendu, votre entreprise peut aussi disposer d’un système de facturation automatisé qui fait le travail à votre place. Mais même si c’est le cas, les informations contenues dans votre système de facturation doivent être correctes. Plus il y a de factures comportant des informations manquantes ou des erreurs, plus le paiement sera lent.
En outre, il se peut que les clients ne sachent pas où ni comment envoyer les paiements à votre entreprise. Les montants des factures peuvent être erronés. Ou il peut y avoir d’autres erreurs.
La raison pour laquelle les mauvaises factures sont apparues n’a pas d’importance, car les résultats sont les mêmes. Vous obtiendrez des paiements plus lents pour votre entreprise ou votre employeur.
Questions sur la réduction de la facturation
Il y a d’autres raisons pour lesquelles il est important d’avoir des factures complètes. Plus vos pratiques de facturation sont bonnes, moins vos clients auront de questions sur leurs factures.
Comme mentionné ci-dessus, des informations incomplètes peuvent empêcher les clients de vous contacter. Il se peut qu’ils veuillent vraiment payer leurs factures à temps, mais qu’ils ne soient pas en mesure de le faire.
Si vos factures ne sont pas complètes, il se peut qu’ils ne puissent pas obtenir de réponse à leurs questions. Cela peut entraîner des retards de paiement ou l’absence de paiement pour vous.
Toutefois, même s’ils sont en mesure de vous joindre, il faut plus de temps pour corriger les erreurs de facturation. Si vos factures sont correctes au départ, vous pouvez passer votre temps de manière plus productive.
Éliminer les problèmes de suivi
Supposons que vous envoyiez des factures non numérotées ou comportant des erreurs de numéro de facture. Que vous les archiviez sous forme électronique ou sur papier, ces situations peuvent créer des cauchemars de suivi.
Vous pourriez vous retrouver avec de facture d’un client ajoutée au relevé mensuel d’un autre. Ou bien, lorsque vous essayez de créditer une facture, elle apparaît sur le relevé d’un client complètement différent.
Ce genre d’erreur n’est pas inévitable. En créant de facture complète, vous vous assurez que les bons clients sont facturés pour les bons produits ou services.
Empêchez les problèmes de se répéter
Certaines entreprises mettent en place une facturation récurrente pour les clients qui ont des produits ou des services répétitifs. C’est un moyen d’accélérer vos processus de travail et d’éliminer le travail manuel.
Dans ce cas, une facture complète est importante car celles qui sont incomplètes peuvent être régénérées. Par conséquent, toute information erronée ou manquante pourrait répéter chaque cycle de facturation.
Bien entendu, lorsque vous avez une entreprise à gérer, il y a beaucoup d’autres responsabilités. Toutefois, il est important de créer des factures complètes, ce qui vous fera gagner du temps à long terme.
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