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Êtes-vous un travailleur indépendant qui commet des erreurs de facturation courantes ? Préparer et envoyer des factures aux clients est une partie inévitable du travail d’un freelance ou indépendant. Le processus devrait être rapide, mais si vous répétez sans arrêt les mêmes erreurs, la facturation devient non seulement un fardeau, mais elle vous donne aussi une mauvaise image.

Lorsque vous êtes un travailleur indépendant, il est vital de maintenir une bonne trésorerie et d’être payé rapidement et sans tracas. La rapidité de paiement dépend de procédures de facturation claires, précises et professionnelles, qui garantissent que le client sait exactement ce qu’il doit faire à la réception de la facture.

Une facture mal rédigée ou mal formatée peut entraîner des retards de paiement en raison de la confusion et des plaintes des clients, ce qui peut faire dérailler votre planning et entraîner des heures de travail plus longues et des relations de travail houleuses.

Quelles sont donc les erreurs de facturation les plus courantes que commettent les nouveaux freelances et les freelances expérimentés ?

Rendre le paiement difficile pour les clients

Est-il facile pour votre client d’effectuer un paiement une fois qu’il a vu votre facture ? De mauvaises pratiques de facturation peuvent laisser un client perplexe. Il doit donc vous contacter pour clarifier les modalités de paiement, ce qui entraîne des retards. Tout cela est un casse-tête pour les deux parties.

Il existe une meilleure solution. Les systèmes de facturation intelligents permettent au freelance de mettre en place plusieurs passerelles de paiement à la fois. Le client dispose ainsi d’une procédure simple en un seul clic pour effectuer un paiement directement via la facture elle-même et avec son mode de paiement préféré. Clair, rapide et sans tracas.

Rédaction de descriptions de services médiocres

Il est facile de supposer que le client est pleinement conscient de chaque tâche ou travail de petit projet qui sera, ou a été, achevé. Ce n’est pas toujours le cas. Lorsque vous rédigez des descriptions de services très simples en trois ou quatre mots sans mettre en évidence de façon succincte ce qui a été fait, vous créez un risque de confusion et de critique de la part du client.

Détaillez votre facture en décomposant chaque projet en sections et en rédigeant un bref résumé de chaque tâche. Vous obtiendrez ainsi un récapitulatif clair et précis des paiements effectués au titre du projet, pour vos dossiers et ceux de votre client.

Oublier des détails importants

Chaque facture doit comporter des détails importants, qui sont souvent exigés par les différentes législations nationales. Si vous omettez ces détails importants, vous vous exposez à d’éventuels problèmes juridiques par la suite. Vous avez également l’air moins professionnel en tant que prestataire de services, ce qui peut avoir un impact négatif sur votre marque en tant que freelance et sur l’image que le client se fait de vous.

Assurez-vous d’inclure les informations importantes de la facture, telles que le numéro de facture, le nom et l’adresse de votre client, votre nom et votre adresse, les numéros de taxes, les conditions de paiement et le montant total dû dans la bonne devise.

Envoi à la mauvaise personne

Les grandes entreprises ont généralement des services de facturation distincts de ceux où les factures sont payées. Si vous envoyez la facture à la mauvaise personne ou au mauvais service, elle peut facilement se perdre dans le système, ce qui entraîne des retards et l’envoi de rappels.

Avant d’envoyer votre facture, déterminez qui est la personne la plus appropriée à qui l’envoyer. Confirmez que vous avez la bonne adresse électronique pour cette personne. De plus, avant d’appuyer sur « Envoyer », assurez-vous que vous n’avez pas accidentellement copié et collé une adresse électronique de client complètement différente.

Omission de fixer une date d’échéance

Lorsque vous laissez une date de paiement de facture ouverte, vous risquez un long délai avant d’être payé. Il est trop facile pour les entreprises de classer votre facture pour plus tard et de l’oublier complètement lorsqu’il n’y a pas de date limite de paiement pressante. Vous n’avez pas non plus la possibilité d’imposer des frais de retard et il est beaucoup plus difficile de prendre les mesures juridiques appropriées.

Fixez toujours une date d’échéance qui ne soit pas trop éloignée dans le temps. Précisez la date exacte à laquelle vous souhaitez que le paiement soit effectué et indiquez-la clairement.

Report des rappels de paiement tardif

Si un client est en retard de paiement, il est sage de ne pas attendre des semaines pour le lui rappeler. En tant que travailleur indépendant, vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre des retards de paiement. Dans la plupart des cas, le client aura simplement oublié la facture et paiera immédiatement après avoir reçu un rappel poli.

Il vaut la peine de mettre en place un système de rappel de paiement qui permet d’envoyer automatiquement des e-mails de rappel après un certain nombre de jours depuis la date d’échéance. Cela vous fera gagner du temps et vous permettra de vous concentrer sur votre travail jusqu’au moment où il est évident que le client ne paiera pas et qu’une action supplémentaire est nécessaire.

Absence de différenciation entre les types de factures

C’est une erreur facile de supposer, surtout quand vous êtes un nouveau freelance, qu’il n’y a qu’un seul type de facture. En fait, il y en a plusieurs. Il s’agit notamment de la facture standard, de la facture d’acompte, de la facture d’avancement, de la facture récurrente, de la facture de devis (ou pro forma), de la facture de temps, etc.

Si vous n’indiquez pas clairement le type de facture que vous envoyez, vous risquez de semer la confusion chez le client, ce qui entraînera des retards et des erreurs de paiement potentielles. Il suffit d’inscrire le type de facture en haut du document et d’y faire référence dans la case « conditions ou paiement ».

Envoi tardif

Les clients attendent de vous que vous envoyiez votre facture dès que le projet est terminé ou lorsque cela est stipulé dans votre contrat ou accord. Lorsque vous retardez l’envoi de votre facture de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines, vous signalez au client que le paiement n’est pas une tâche urgente. Cela vous donne également une mauvaise image et vous fait paraître non professionnel.

Préparez une facture à l’avance afin qu’elle soit prête à être envoyée dès que le projet aura été signé. Vous pouvez également prévoir des factures récurrentes pour des projets répétés, qui seront automatiquement envoyées à une date précise chaque semaine ou chaque mois.

Accepter une mauvaise conception

Une facture de mauvaise qualité et mal conçue peut nuire à votre image de marque et c’est dommage si vous avez fait un excellent travail. La continuité de la marque est vitale pour les indépendants. Qu’il s’agisse de votre site web, de vos profils sur les médias sociaux, de vos cartes de visite ou de votre facture, tous les éléments de votre marque de freelance doivent fonctionner comme un tout.

Lorsqu’un client ouvre votre facture, il doit voir le même logo, la même palette de couleurs, les mêmes polices et le même travail de qualité, comme il le fait sur votre site web et dans tous les documents de votre marque. Assurez-vous que votre facture est bien, vraiment bien.

Se rendre la vie difficile

La préparation et l’envoi des factures ne devraient pas vous prendre beaucoup de temps. Si vous vous sentez débordé par le processus de facturation et de paiement, vous devez alors vous demander si vous avez besoin de meilleurs outils et procédures.

Un logiciel de facturation de bonne qualité peut vous faciliter la vie en vous offrant une multitude de fonctionnalités qui simplifient la facturation et le paiement. Ces fonctionnalités vont des modèles conçus par des professionnels et des capacités de saisie par des tiers aux outils de suivi du temps de facturation, aux portails sécurisés côté client et à toute une série de systèmes d’automatisation, et bien d’autres choses encore.

Avec nos exemple de modeles de facture gratuits, vous pouvez créer et envoyer des factures d’aspect professionnel rapidement, facilement, en toute sécurité et avec un minimum de tracas.

En évitant les erreurs de facturation les plus courantes, vous améliorerez votre flux de trésorerie, renforcerez votre image de marque, faciliterez la vie de votre client et libérerez plus de temps pour gagner encore plus d’argent. Pour plus d’information à propos des modeles de facture veuillez bien de visiter notre page d’accueil.

 

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