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Pourquoi la conformité de la facturation électronique est-elle importante ?
La réponse à cette question dépend en quelque sorte de la personne à qui vous la posez, nos clients. Pour nos clients, la conformité de la facturation électronique est un « mal nécessaire », car ils doivent être capables de gérer correctement la TVA et les autres taxes afin de ne pas encourir d’amendes ou d’autres pénalités et, bien sûr, de pouvoir déduire correctement la TVA.
Chez modeles-facture.fr, nous sommes passionnés par la simplification des opérations pour nos clients. Nous pouvons prendre en charge la complexité qu’implique la conformité dans le traitement des factures électroniques afin que nos clients puissent se concentrer sur leur activité principale. L’objectif est de les soulager de ce casse-tête.
Ce qu’une entreprise doit faire avant de démarrer
Très souvent, une entreprise doit satisfaire à certaines exigences avant de pouvoir se lancer dans la facturation électronique. Ces exigences peuvent impliquer que l’entreprise soit obligée de déclarer le passage des factures papier aux factures électroniques afin d’obtenir l’approbation de l’autorité fiscale, ou que le prestataire de services doive déclarer qu’il commencera à traiter les factures électroniquement pour le compte du client.
Dans certains pays, le fournisseur doit obtenir l’accord du destinataire de la facture pour passer de la facturation papier à la facturation électronique. Cela est principalement dû au fait que, bien que la facturation électronique soit disponible sur le marché depuis un certain temps, son utilisation est encore embryonnaire dans de nombreux pays. De nombreuses entreprises n’ont pas la capacité de traiter les documents électroniques. Elles ne travaillent encore qu’avec du papier.
Nous assumons la complexité qu’implique la mise en conformité afin que nos clients puissent se concentrer sur leurs activités.
« Dans certains cas, la législation fiscale et comptable n’est pas non plus à jour. C’est pourquoi la première question devrait toujours être de savoir si une facture électronique constitue ou non un document valable à des fins fiscales ».
Rerquis à remplir
L’étape suivante est l’ensemble du processus de facturation électronique, où l’entreprise doit, par exemple, examiner les exigences en matière de format et les exigences liées à l’authenticité et à l’intégrité des documents. Dans certains pays, il n’existe qu’une seule façon de satisfaire à ces exigences, tandis que d’autres pays offrent un plus grand nombre d’options. Il peut également y avoir des divergences au sein d’un pays donné – ce que l’on appelle les « régimes de facturation ».
Le contenu de la facture est également une considération importante. Il s’agit notamment des exigences minimales de contenu stipulées par l’autorité de régulation pour que la facture soit valable à des fins fiscales.
En ce qui concerne le processus d’émission, de transmission et d’acceptation, il existe une différence significative entre le post-audit (la plupart des États membres de l’UE) et les pays de dédouanement (par exemple, la Turquie et le LATAM). Alors que dans les pays de post-audit, les exigences doivent principalement être remplies par le fournisseur, dans les pays de dédouanement, le fournisseur et le destinataire sont tous deux impliqués dans le processus de dédouanement de la facture auprès de l’autorité fiscale.
Mais il est facile d’oublier que même dans les pays soumis à un contrôle a posteriori, certaines exigences doivent être respectées par le destinataire également. Par exemple, certains pays peuvent exiger du destinataire qu’il envoie un reçu ou une autre forme d’accusé de réception à l’émetteur indiquant qu’il a reçu la facture et qu’elle est correcte, ou qu’il a reçu la facture mais souhaite y apporter des modifications. Les exigences d’authenticité et d’intégrité s’appliquent également aux destinataires.
Que faut-il prendre en compte lors de l’archivage
Enfin, il est important de se pencher sur les exigences en matière d’archivage. Comment les factures électroniques seront-elles archivées ? Quels documents doivent être conservés et pendant combien de temps ? Existe-t-il des exigences en matière de contrôlabilité ? Dans certains pays, par exemple, il peut y avoir une obligation d’archivage local. Alors que d’autres pays peuvent autoriser l’archivage à l’étranger, le contribuable doit obtenir le consentement des autorités fiscales locales ou les informer que l’entreprise va stocker ses factures électroniques ailleurs.
La responsabilité incombe au client
Il existe souvent une idée fausse sur la répartition des responsabilités entre le client et le prestataire de services. Lorsqu’un assujetti externalise une partie de ses opérations à un tiers – à un prestataire de services de facturation électronique, par exemple – cela n’entraîne pas un transfert de responsabilité vers l’administration fiscale. Le rôle du prestataire de services est de fournir à l’assujetti une solution que ce dernier peut évaluer et décider s’il remplit raisonnablement les obligations de conformité fiscale et comptable.
En cas de désaccord entre le client et le prestataire de services sur l’interprétation ou la mise en œuvre de certaines réglementations, l’avis du client devrait toujours avoir plus de poids. C’est l’entreprise qui encourt les taxes ou amendes supplémentaires, et non le prestataire de services.
Notre rôle est, et sera, d’offrir à notre client nos meilleures pratiques et notre interprétation de chaque marché.
Cela ne signifie pas, bien sûr, que nous ne sommes pas actifs dans le processus. Notre rôle est, et sera, d’offrir à notre client nos meilleures pratiques, modeles d’exemple de factures en format word et excel totalement gratuit pour plusieurs secteurs, et notre interprétation de chaque marché. Si des questions se posent, nous aurons un dialogue étroit avec notre client pour lui expliquer pourquoi nous avons fait une certaine évaluation et pourquoi nous pensons que la solution que nous avons recommandée est la meilleure. Toutefois, nous nous efforçons toujours de faire passer les besoins de notre client en premier.
