Avant de parler de la facture acompte, d’abordil faut identifier la différence entre un acompte et une facture
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Quelle est la différence entre un acompte, une facture et une facture d’acompte ?
La différence la plus importante entre les dépôts et les factures acomptes est que les dépôts vous permettent de percevoir le paiement et de modifier un permis/événement si nécessaire, tandis que les factures vous permettent de percevoir le paiement, mais pas de modifier un permis/événement.
Examinons de plus près ces deux caractéristiques :
Dépôts : Les cautions vous permettent d’encaisser des paiements pour un permis, avec la possibilité de les appliquer ultérieurement à une facture. Les dépôts vous donnent également la possibilité de modifier un permis si nécessaire tout en continuant à percevoir les paiements, mais avant la facturation. Il existe deux types de dépôts qui peuvent être créés :
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- Paiement anticipé/paiement initial : Ces types de cautions peuvent être appliqués à une facture créée pour des événements figurant sur un permis.
- Dépôt de garantie : Ces cautions sont destinées à être restituées en tout ou en partie après la conclusion des événements couverts par le permis.
Lorsque vous créez une caution, vous avez la possibilité de sélectionner le motif de la caution, ainsi que de choisir si vous souhaitez l’appliquer ou non à une facture future. Si la case est cochée pour s’appliquer à une facture future, les fonds seront affichés et disponibles pour être appliqués à cette facture lors de sa création.
La facture d’acompte
Les factures peuvent être créées afin de recevoir le paiement d’un permis, et peuvent être communiquées à un client par le biais du logiciel par courrier électronique ou par impression. Plusieurs factures acomptes peuvent être créées pour un seul permis. Plus précisément, si un permis a prévu des événements tout au long de l’année scolaire, vous pouvez envoyer au client des factures mensuelles pour les événements qui ont été réalisés. Après la création d’une facture acompte pour un événement, l’événement est verrouillé et l’édition n’est plus autorisée. Si un dépôt a été créé précédemment pour s’appliquer à une facture, le montant du dépôt sera détaillé dans la facture. En outre, vous avez la possibilité de déterminer le montant de la caution collectée que vous souhaitez appliquer à la facture acompte.
Conclusion
Comme mentionné précédemment, bien que les deux vous permettent de percevoir un paiement pour un permis, la différence la plus significative est que les dépôts vous donnent toujours la possibilité de modifier un permis si nécessaire. Une fois qu’une facture est créée pour encaisser le paiement, le permis est fixe et ne peut plus être modifié. En fin de compte, c’est à vous qu’il revient de choisir la méthode de recouvrement des paiements, et ce qui fonctionnera le mieux avec les procédures de votre organisation. La facture acompte est l’une des factures les plus courantes dans le marché, même si elle ne compte pas le chiffre d’affaires.
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