Pourquoi une véritable facture électronique (e-facture) est la direction à suivre pour les entreprises qui veulent maintenir leur avantage concurrentiel et pour les gouvernements qui veulent réduire leur écart de TVA.
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Coincé dans le no man’s land
Soyons réalistes, les factures sont restées bloquées dans le no man’s land lorsque la révolution numérique a frappé. L’humble facture, essentielle aux transactions commerciales, s’est retrouvée en queue de peloton alors que le bureau se modernisait autour d’elle. Les factures étaient enregistrées au format PDF, jointes et envoyées, puis imprimées et classées. D’une manière ou d’une autre, elles n’ont jamais entièrement quitté les limites du papier.
Ce document vital ne devrait-il pas être l’un des plus efficaces, des plus performants et des plus actuels du bureau moderne ? Cependant, pour de nombreuses entreprises, les factures n’ont toujours pas passé le cap de l’école du document électronique.
e-facture ( facture électronique )
Bruno Koch déclare dans son rapport Billentis 2017 que « la législation de nombreux pays (en Europe, en Amérique du Nord, dans le Pacifique, etc.) considère les factures sans papier, quel que soit leur format électronique, comme des factures électroniques ». Cela signifie que dans certains pays, une facture PDF est considérée comme une facture électronique. Toutefois, les véritables factures électroniques offrent beaucoup plus de contrôle et de possibilités pour garantir l’exactitude des données que les factures PDF.
Une véritable e-facture est une facture qui est émise, reçue et traitée électroniquement.
Une véritable facture électronique est une facture qui est émise, reçue et traitée par voie électronique. Elle est numérique depuis sa création dans le système financier par l’émetteur, jusqu’à sa réception, son traitement et son archivage par le destinataire. En d’autres termes, une véritable facture électronique est électronique tout au long de son cycle de vie.
De plus en plus d’entreprises prennent conscience des avantages d’une véritable facture électronique ( e-facture ) et réalisent qu’il n’y a qu’une seule option si elles souhaitent améliorer leur efficacité et leur rentabilité et maintenir leur avantage concurrentiel.
Évolutivité et erreur humaine
Comme les factures PDF nécessitent une intervention et un traitement manuels, leur traitement prend plus de temps que celui des véritables factures électroniques automatisées. Les factures PDF doivent souvent être scannées, imprimées et classées. Cependant, même les meilleurs outils d’OCR et de numérisation ne peuvent pas compenser entièrement la mauvaise qualité des PDF, ni le risque d’erreur humaine dans un processus encore partiellement manuel. Ils ne sont pas non plus en mesure de saisir avec précision toutes les informations fournies dans la facture. Par conséquent, la fréquence des erreurs et le besoin d’intervention manuelle sont plus élevés qu’avec les factures électroniques.
Plus le nombre de factures PDF augmente, plus le temps et les ressources humaines nécessaires à leur traitement augmentent naturellement. Avec les factures électroniques, il est possible de traiter un nombre considérablement plus élevé de factures sans que cela ait un impact sur l’efficacité du traitement, alors que c’est le contraire qui se produit avec les factures traditionnelles.
Factures sans contact
Même avec un véritable flux de factures électroniques, il y a un risque d’erreurs dans les factures, erreurs qui créent la nécessité d’une intervention manuelle. Des informations telles que la référence de la facture, le numéro du bon de commande ou le code TVA correct peuvent manquer, ce qui entraîne le blocage de la facture dans le flux.
Il y a plusieurs platforme qui permet de fournir des solutions pour aider à réduire ce type d’erreurs, en permettant une intégration transparente et des opérations sans contact.
Le secteur privé et le secteur public voient tous deux les possibilités qu’offre une véritable facture électronique.
Notre service de validation contrôle les factures électroniques avant même qu’elles ne parviennent au destinataire. Si elles ne remplissent pas les conditions préétablies, elles sont renvoyées à l’expéditeur pour être corrigées avant d’être renvoyées. Si le système financier ne peut pas ajouter aux factures certaines informations requises par le destinataire, un bon service d’enrichissement peut ajouter automatiquement les informations requises à la facture avant qu’elle n’arrive au destinataire.
Grâce à ces services, peu ou pas d’intervention manuelle est nécessaire, ce qui permet un processus de bout en bout entièrement automatique entre l’acheteur et le fournisseur.
Réduire l’écart fiscal
Le secteur privé et le secteur public voient tous deux les possibilités offertes par une véritable facture électronique. Les statistiques ont montré qu’en Europe, environ 12,3 % de toutes les recettes de TVA disparaissent chaque année, soit environ 150 milliards d’euros. L’utilisation des factures électroniques permet de réduire efficacement l’écart fiscal en donnant aux gouvernements la possibilité de recouper chaque facture et, si nécessaire, de contrôler les sociétés dont les chiffres ne correspondent pas.
C’est ce qu’ont constaté les gouvernements d’Amérique latine qui ont introduit des mandats de facture électronique non seulement entre entreprises et gouvernements, mais aussi entre entreprises. Il en est résulté une réduction considérable des écarts. Au Mexique, l’écart fiscal a été réduit d’environ 50 %, et les recettes fiscales au Brésil ont augmenté de 60 milliards d’euros.
Des systèmes modernes pour une véritable facture électronique
Une bonne facture électronique – e-facture peut aider les entreprises et les gouvernements à moderniser efficacement leurs services et systèmes de facturation. Ce n’est que grâce aux systèmes les plus modernes que les organisations, grandes ou petites, pourront véritablement lutter contre les comportements frauduleux, maximiser leurs marges de profit et leur efficacité.
