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Aligner les normes pour une interopérabilité mondiale

Le paysage électronique se développe rapidement, et la nécessité d’aligner les normes des modèles d’interopérabilité entre les fournisseurs de services de facture électronique ( e-facture ) n’a jamais été aussi présente. L’année 2019 a vu la mise en œuvre de la norme européenne pour la facturation électronique, mais trouver un terrain d’entente pour des processus normalisés dans l’échange de données électroniques entre les contribuables et leurs fournisseurs de services technologiques reste un défi permanent.

Face à la pression croissante pour se conformer à des réglementations de plus en plus nombreuses, de nombreuses organisations créent et gèrent leurs propres normes de facturation électronique, basées sur des exigences juridiques et techniques variables. L’absence d’unanimité fait que les entreprises ont du mal à comprendre comment se mettre en conformité, rester en conformité et les règles générales d’interopérabilité de la facturation électronique en Europe et au-delà.

Chez plusieurs de logiciel de facturation, ils travaillent activement à la normalisation et à l’harmonisation de la facturation électronique mondiale. Pour cette raison, ils soutienne et adhérent à la Charte française d’interopérabilité pour la transmission des factures électroniques. La Charte a été publiée en novembre 2019 par le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE). Des documents comme ceux-ci constituent la base de la création d’un modèle mondial de facturation électronique qui soit équitable, transparent et efficace par-delà toutes les frontières.

Définir les meilleures pratiques pour l’échange des e-factures

Le FNFE-MPE est une association française créée en 2012 par la Direction Générale des Entreprises, Ministère de l’Economie, de l’Industrie et du Numérique (DGE) qui travaille à la simplification et à l’approfondissement du déploiement de la facturation électronique en France.

Suite aux questions présentées dans le rapport d’octobre 2018 sur le Forum plurilatéral européen sur la facturation électronique (EMSFEI), le FNFE-MPE a constitué un groupe de travail pour produire la Charte.

La Charte définit les meilleures pratiques pour que l’échange de factures électroniques en France se fasse dans le respect de la législation, notamment en ce qui concerne l’utilisation de fournisseurs de services de facturation électronique.

D’immense logiciels de facturation a fourni un retour d’information sur certains aspects décrits dans la Charte et figure parmi les premiers fournisseurs de services conformes sur le site du FNFE-MPE.

Vous trouverez ci-dessous certains des aspects que FNFE-MPE vise à aligner en France et l’importance des meilleures pratiques dans vos opérations quotidiennes et la croissance future de votre entreprise.

Trouver un terrain d’entente pour des processus normalisés entre les contribuables et leurs fournisseurs de services technologiques reste un défi permanent.

Un format de facture électronique standardisé

La charte française d’interopérabilité recommande que les fournisseurs de services de facturation électronique s’accordent avant tout sur un format technique unique et l’utilisent pour l’échange de factures entre eux. Il devrait s’agir d’un format de facture standard, publié et facilement accessible, suivant les syntaxes de la norme européenne EN16931. Parmi les exemples de ces formats normalisés, on peut citer le Peppol BIS Billing 3.0, une spécification d’utilisation de la facture de base (CIUS) de la norme EN, UBL 2.1 et INVOIC D96A.

Cette uniformité aidera les fournisseurs de services à maintenir les formats de base, ce qui facilitera sans aucun doute la connectivité et rationalisera les normes et les processus d’interopérabilité, ce qui réduira en fin de compte le coût de la facturation électronique pour les entreprises.

De varité de logiciels de facturation sont conçue pour l’échange d’un format de facture électronique pré-approuvé entre les fournisseurs de services, quel que soit l’expéditeur ou le destinataire, ce qui permet d’assurer des processus d’intégration plus fluides et une connectivité plus rapide. Vous devriez choisir un bon logiciel de facturation poru ce fait.

Définir ce qui fait une facture électronique fiscale originale

Une facture fiscale est une facture autorisée à des fins fiscales, par opposition aux copies ou duplicatas du document qui ne sont pas autorisés. Elle peut également être appelée « facture originale ». Pour assurer la conformité juridique et fiscale, il est essentiel que les partenaires commerciaux et leurs fournisseurs de services de facturation électronique partagent une compréhension mutuelle de ce qui constitue la facture fiscale d’origine.

La Charte stipule que la facture originale émise doit être identique à la facture reçue. Dans les cas où des doutes peuvent surgir – par exemple lorsque des partenaires commerciaux échangent un fichier de données de facture et une présentation lisible qui peuvent tous deux être considérés comme la facture originale – la charte tente d’aligner ces éléments en énonçant ce qui suit :

L’expéditeur et le destinataire doivent partager la même vision de ce qui constitue la facture originale… La facture originale est créée sous le mandat de l’expéditeur (le fournisseur) conformément à la réglementation fiscale… Et que pour la durée de la période d’archivage requise, chaque partie est en mesure de fournir la preuve que les informations saisies dans ses comptes sont bien les mêmes que celles figurant sur la facture originale.

En fournissant de telles lignes directrices, la charte indique où les lacunes ou les ambiguïtés peuvent apparaître, comment y remédier et comment s’aligner au mieux entre le fournisseur et l’acheteur.

La charte française d’interopérabilité indique où les lacunes ou les ambiguïtés peuvent apparaître, comment y remédier et comment s’aligner au mieux entre le fournisseur et l’acheteur

Accusé de réception

Une autre spécification notable de la Charte est celle de l’envoi du récépissé. Dans un contexte d’interopérabilité, des reçus ou « accusés de réception » sont utilisés pour indiquer la réception d’un message, en l’occurrence une facture électronique. La FNFE-MPE précise que « les factures électroniques doivent être transmises par des moyens assurant une transmission sécurisée et avec un accusé de réception technique intégré ».

La Charte française d’interopérabilité va jusqu’à dire que dès que la partie expéditrice reçoit le reçu, la facture électronique est considérée comme transmise à la partie destinataire. Une déclaration aussi claire préconise la mise en œuvre et l’utilisation des reçus dans un contexte d’interopérabilité, qui est essentiel pour déterminer la responsabilité dans l’échange de documents entre les prestataires de services.

En outre, la mise en place de ces reçus peut aider votre logiciel pour facturer a vos clients à fournir un état précis de la transmission et à déterminer la responsabilité dans l’échange de documents électroniques.

Un modèle d’accord d’interopérabilité écrit

La Charte souligne l’importance que les prestataires de services de facturation électronique « définissent les conditions de leur collaboration » dans un accord écrit. La charte recommande le modèle d’accord d’interopérabilité (MIA) fourni par l’Association européenne des fournisseurs de services de facturation électronique (EESPA) à cette fin. La mise en place d’un tel accord assure la transparence, la prévisibilité et la réduction des coûts tant pour les fournisseurs de services que pour les entreprises.

Si vous êtes en cours de choisir votre logiciel, tene en conmpte, que será d’importance qu’il soit un membre de l’EESPA, et qu’utilise le MIA depuis de nombreuses années pour documenter les détails de l’échange d’interopérabilité conforme avec d’autres fournisseurs de services, et qu’il a l’intention de continuer à le faire.

Avantages pour les fournisseurs de services et les entreprises

Nous sommes convaincus que la charte, avec ses recommandations de meilleures pratiques, contribuera à combler les lacunes et à progresser vers l’harmonisation nécessaire du marché. La Charte sera bénéfique pour les prestataires de services comme pour les entreprises. Du point de vue d’un fournisseur de services de facturation électronique, réjouît de participer activement à des initiatives similaires, car elles contribueront à normaliser les processus et à unifier le marché.

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