Une facture est un document commercial qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur. Si les biens ou les services ont été achetés à crédit, la facture précise généralement les conditions de la transaction et fournit des informations sur les modes de paiement disponibles. Les types de factures peuvent inclure un reçu, une facture de vente, une note de débit ou une facture de vente.
Les entreprises peuvent choisir d’envoyer simplement un relevé de fin de mois comme facture pour toutes les transactions en cours. Si tel est le cas, le relevé doit indiquer qu’aucune facture ultérieure ne sera envoyée. Historiquement, les factures ont été enregistrées sur papier, souvent en plusieurs exemplaires, de sorte que l’acheteur et le vendeur ont chacun une trace de la transaction pour leurs propres dossiers. Actuellement, les factures générées par ordinateur sont assez courantes. Elles peuvent être imprimées sur papier à la demande ou envoyées par courrier électronique aux parties d’une transaction. Les enregistrements électroniques permettent également de faciliter la recherche et le tri de transactions particulières ou de dates spécifiques.
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Les bases d’une facture
Une facture doit indiquer qu’il s’agit d’une facture au recto. Elle possède généralement un identifiant unique appelé numéro de facture, qui est utile pour les références internes et externes. Une facture contient généralement les coordonnées du vendeur ou du prestataire de services en cas d’erreur relative à la facturation.
Les conditions de paiement peuvent être indiquées sur la facture, ainsi que les informations relatives aux éventuels rabais, détails de paiement anticipé ou frais financiers imposés pour les paiements tardifs. Elle présente également le coût unitaire d’un article, le total des unités achetées, les frais de transport, de manutention et d’expédition, ainsi que les taxes associées, et elle indique le montant total dû.
Une facture pro forma est un acte de vente préliminaire envoyé aux acheteurs avant l’expédition ou la livraison des marchandises. La facture décrit généralement les articles achetés et fournit d’autres informations importantes telles que le poids et les frais de transport. Les factures pro forma entrent souvent en jeu dans les transactions internationales, notamment pour les besoins des douanes à l’importation.
L’importance de la date de la facture
La date de facturation représente la date officielle à laquelle les marchandises ont été facturées et la transaction officiellement enregistrée. La date de la facture contient donc des informations essentielles concernant le paiement, car elle dicte la durée du crédit et la date d’échéance de la facture. Ceci est particulièrement crucial pour les entités offrant un crédit, tel que net 30. La date d’échéance réelle de la facture est généralement de 30 jours après la date de la facture.
Facturation électronique
Depuis l’avènement de l’ère informatique, les personnes et les entreprises ont trouvé plus facile de se fier à la facturation électronique comme alternative aux documents papier. La facturation électronique, ou e-facturation, est une forme de facturation électronique permettant de générer, de stocker et de contrôler les documents liés aux transactions entre les parties et de s’assurer que les termes de leurs accords sont respectés.
Ces documents électroniques peuvent comprendre des factures et des reçus, des bons de commande, des notes de débit et de crédit, des conditions et instructions de paiement et des bordereaux de versement. Les factures numériques sont normalement envoyées par courrier électronique, page web ou application. Les avantages sont notamment les suivants :
- Permanence et résistance aux dommages physiques
- Facilité de recherche et de tri pour des noms, des termes ou des dates spécifiques
- Amélioration de l’auditabilité
- La possibilité d’imprimer ou de reproduire sur demande
- La capacité de collecte de données et d’intelligence économique
- Réduction de la consommation de papier
La facturation électronique comprend plusieurs technologies et options de saisie et est utilisée comme un terme général pour décrire toute méthode par laquelle une facture est présentée électroniquement à un client pour paiement. Plusieurs normes de facturation électronique, telles que EDIFACT et UBL, ont été développées dans le monde entier pour faciliter leur adoption et leur efficacité.
Tips extra
- Une facture est un document commercial qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur.
- Un reçu papier provenant d’un magasin est une facture de consommation courante.
- Les factures sont un élément essentiel des contrôles et audits internes de la comptabilité. Les frais figurant sur une facture doivent être approuvés par le personnel de gestion responsable.
- Les factures décrivent généralement les conditions de paiement, les coûts unitaires, l’expédition, la manutention et toutes les autres conditions définies au cours de la transaction.
- Les factures peuvent être établies sur papier, mais les factures électroniques sont devenues beaucoup plus courantes.
Factures et comptes fournisseurs
Les factures permettent de suivre la vente d’un produit à des fins de contrôle des stocks, de comptabilité et de fiscalité. De nombreuses entreprises expédient le produit et attendent le paiement à une date ultérieure, de sorte que le montant total dû devient un compte à payer pour l’acheteur et un compte à recevoir pour le vendeur.
De nos jours, les factures sont transmises par voie électronique plutôt que sur papier. En cas de perte d’une facture, l’acheteur peut en demander une copie au vendeur. L’utilisation d’une facture représente la présence d’un crédit, car le vendeur a envoyé un produit ou fourni un service sans recevoir d’argent liquide à l’avance.
Factures et contrôles internes
Les factures sont un élément essentiel des contrôles internes de la comptabilité. Les frais figurant sur une facture doivent être approuvés par le personnel de gestion responsable. Sinon, une facture est mise en correspondance avec un bon de commande, et après rapprochement des informations, le paiement est effectué pour les transactions approuvées. Un cabinet d’audit s’assure que les factures sont saisies dans la période comptable appropriée lors de la vérification de la coupure des dépenses.
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