Un grand nombre d’entreprises françaises ont déjà opté pour la dématérialisation d’une partie de leurs documents à savoir la facture dématérialisée . Cette dématérialisation est pratique car elle leur permet d’être facilement accessibles par un grand nombre de personnes n’importe où si l’espace de stockage est dans le cloud.
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Dématérialiser votre facture
La révolution numérique continue de redéfinir l’entreprise moderne. Processus en temps réel, big data, systèmes pilotés par des algorithmes : la technologie numérique a généré d’énormes gains d’efficacité et de nouvelles capacités, mais elle s’est accompagnée d’une série de défis.
Un élément clé de cette transformation est la dématérialisation des systèmes et procédures basés sur le papier. Si cette évolution présente des avantages considérables en termes de rapidité, de commodité et d’efficacité, elle s’accompagne également de risques importants à gérer.
Dans ce billet, nous allons examiner les bases de la dématérialisation pour votre entreprise. Avec notre aide, vous et votre équipe serez bientôt en mesure de vous débarrasser de vos systèmes papier et de passer à des alternatives numériques, et ce, avec un minimum de perturbations.
D’abord, c’est quoi la dématérialisation des factures ?
Beaucoup trop de syllabes, non ? La « dématérialisation » peut sembler un peu science-fiction, mais croyez-nous : c’est plus simple que vous ne le pensez.
Pour faire simple, la dématérialisation désigne le processus consistant à remplacer les supports d’information physiques par des fichiers numériques (facture dématérialisée). La numérisation du papier en pdf, en termes simples.
Pour illustrer le concept, livrons-nous à un petit jeu de rôle.
La facture dématérialisée en pratique
Imaginez un instant que vous travaillez dans la comptabilité fournisseurs d’une entreprise de taille moyenne. Jusqu’à présent, vous avez utilisé un système papier pour payer les factures, notamment en faisant des copies des factures, en joignant un formulaire d’approbation pour obtenir les signatures nécessaires et en classant le tout dans un endroit sûr après le paiement, avec, si possible, une copie du bon reçu.
Sympa et bien rangé, non ?
Oui, bien sûr. Sauf que chaque année, ces factures forment une pile de plus en plus grande. Non seulement vous devez les ranger pour éviter qu’elles ne tombent et vous clouent au sol, mais si vous devez vérifier une ancienne facture, vous devez savoir exactement par où commencer. Si vous n’êtes pas sûr de ce que vous cherchez, vous risquez de passer beaucoup de temps à chercher.
Imaginez maintenant qu’au lieu de recevoir des documents papier, vous puissiez recevoir des factures au format PDF et numériser chaque étape du processus de paiement. Vous pouvez même signer un PDF et traiter la signature numériquement également.
De plus, vous pourriez convertir vos anciennes factures de documents papier en fichiers numériques, vous débarrasser de ces pièges mortels et créer une base de données fonctionnelle et consultable.
C’est la dématérialisation en pratique.
Quels sont les avantages d’une facture dématérialisée ?
Par rapport aux systèmes classiques basés sur le papier, les avantages de la dématérialisation sont énormes :
La rapidité : L’examen, le classement, le stockage et la recherche dans les systèmes basés sur le papier prennent un temps fou. Passer au numérique vous permet de transférer les documents plus facilement, et vous permet également de rechercher rapidement les informations correctes.
Sécurité : Chaque morceau de papier dans une corbeille est une faille de sécurité qui risque de se produire – il en va de même pour les armoires de classement non sécurisées. La conservation des documents sous forme numérique les met à l’abri des regards et permet de retracer clairement toutes les personnes qui y ont eu accès.
Préparation aux catastrophes : Sous-sols inondés, incendies de bureaux, acariens, tremblements de terre : il existe de nombreuses façons de mettre en danger vos fichiers papier. Avec le bon logiciel de stockage numérique, vous pouvez être tranquille en sachant que vos informations sont sauvegardées en toute sécurité.
Modifications faciles : De nombreux documents commerciaux (factures, contrats, mémorandums) nécessitent des modifications et des révisions à différents moments, surtout lorsque vous travaillez en équipe. Avec les systèmes numériques, vous pouvez modifier les documents en toute simplicité.
Possibilité de recherche : Imaginez que vous regardez une haute étagère de dossiers mal étiquetés, à la recherche d’un seul document. Terrifiant, non ? Avec des versions numérisées de ces documents et le bon logiciel, vous pouvez rechercher les bonnes informations rapidement et avec précision.
Économies d’espace : L’espace de bureau est l’un des coûts les plus élevés pour les entreprises. En convertissant vos fichiers papier en fichiers numériques, vous pouvez économiser beaucoup en frais de stockage. De plus, pensez à ce que vous pourriez faire avec tous ces placards vides !
Impact environnemental : Tout ce papier n’est pas seulement un fardeau pour le classement et le stockage, il représente également une ponction importante sur les ressources naturelles. Passer du papier aux processus numériques peut réduire considérablement l’empreinte carbone de votre entreprise.
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